Flere digitale møtepunkter

I juni i år sendte Fylkesmannen i Nordland en spørreundersøkelse til kommunene i Nordland. Fylkesmannen mottok totalt 119 svar fra 36 kommuner, og vi vil takke alle som tok seg tid til å svare. 

Tema var deltakelse på møter og konferanser over nett. Fylkesmannen ba om at den ble besvart av én eller flere ansatte i administrasjonen, med arbeidsoppgaver som innebærer deltakelse på møter eller konferanser andre steder enn i egen kommune.

Undersøkelsen er besvart av enkeltansatte, og det er levert et varierende antall svar per kommune. Resultatene er altså ikke representative for kommunene som helhet, og dette er tatt hensyn til når vi har vurdert besvarelsene. Det er av samme grunn ikke funnet grunnlag for å vurdere forskjeller mellom de ulike delene av Nordland.

Resultater

Samtlige 119 deltakere var helt eller delvis enige i påstanden «Det fungerer ofte like greit å møtes på nett som å reise til et fysisk møte».

Svært mange (99 personer) oppgav også at de «ofte» eller «noen ganger» savner muligheten til å kunne delta i møter eller konferanser på nett.

Flere har lagt inn en kommentar om at det i noen tilfeller er viktig å ha fysiske møter, men det virker likevel å være enighet om at man kan gjennomføre digitale møter o.l. i større grad enn i dag.

- Det er svært positivt at de aller fleste mener at deres kommuneadministrasjon har utstyr/programvare og ferdigheter/kunnskaper som trengs for å delta i møter over nett (henholdsvis 114 og 111 personer), sier Maria L. Seivåg, senioringeniør i klima- og miljøavdelingen hos Fylkesmannen i Nordland.

Et flertall oppgir at ansatte i deres kommune oppmuntres til å erstatte reiser med deltakelse over nett der det er mulig, men resultatene kan tyde på at noen kommuner med fordel kan bli bedre på dette.

Det kan se ut som om det varierer hvor flinke kommunene selv er til å legge til rette for digital deltakelse i sine møter og konferanser.

I 23 svar fra totalt 14 kommuner er det oppgitt at det «ofte» legges til rette for deltakelse over nett når kommunen arrangerer møter eller konferanser, men 19 ansatte fra 10 kommuner har oppgitt at dette «sjelden» gjøres.

I et par kommentarer til undersøkelsen er det påpekt at økonomi noen ganger er til hinder for å delta på arrangementer. Fylkesmannen vil derfor fremheve at mulighet til å delta digitalt kan gjøre en konferanse eller lignende mer tilgjengelig.

En eller flere ansatte i 35 av de 36 kommunene har oppgitt at Teams er i bruk som kommunikasjonsplattform.

Tiltakene

Med bakgrunn i den aktuelle spørreundersøkelsen og egne vurderinger vil vi iverksette tiltak på to områder:

1. Reise- og møtepolicy
   Fylkesmannen i Nordland vil vurdere endringer i egen reise- og møtepolicy. Formålet er å øke andelen digitale treffpunkter, både når Fylkesmannen er deltaker og selv arrangerer møter eller konferanser.
2. Kommunikasjonsplattform
   Fylkesmannen i Nordland tar til etterretning at Teams er den mest brukte kommunikasjonsplattformen, og at besvarelsene viser at den er i bruk i 35 av 36 kommuner som har besvart undersøkelsen.

- Vi vil derfor se på muligheten for å bruke Teams i kommunikasjon med kommunene i større grad, i første omgang på tema plan og klima, sier Maria L. Seivåg.