Apostillestempel på dokumenter

For at et norsk dokument skal være gyldig i utlandet, må det ha et apostillestempel. Apostillestempelet bekrefter ikke at innholdet i dokumentet er riktig, men det bekrefter at signaturen til notarius publicus er ekte. Dette kalles legalisering. Det er Fylkesmannen som legaliserer dokumenter for bruk i utlandet, det vil si for dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen.

Ved å utstede apostille, bekrefter Fylkesmannen:

1. ektheten av signaturen på det offentlige dokumentet
2. stillingen som vedkommende har signert i kraft av, og
3. ektheten av stemplet som er påført det offentlige dokumentet

Det er kun originale dokumenter eller rett kopi bekreftet av notarius publicus som kan apostilleres. For at vi skal kunne påføre apostille er det det helt nødvendig at dokumentet inneholder følgende:

• navn og signatur på den som har signert dokumentet
• stillingstittelen til den som har signert dokumentet
• stempelet til den offentlige myndigheten som har signert dokumentet

Siden Statsforvaltaren stadfester underskrift, tittel og stempel, er vi ikke avhengig av personlig oppmøte. For å kunne settt apostille er vi likevel avhengig av originalt stempel, tittel og signatur fra offentlig tjenestemann. Dokument kan derfor ikke sendes elektronisk per e-post, faks eller liknende. Utskrift fra Digipost eller Altinn kan heller ikke få apostille.

Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Statsforvaltaren per post eller leveres i resepsjonen. Dokument som kommer per post blir stemplet og returnert samme dag.

Dersom du har god tid, ber vi om at dokumentene blir sendt i posten på denne adressen:

Statsforvalteren i Rogaland

Postboks 59

4001 Stavanger

Om du sender dokumentet/dokumentene i posten til oss, må du legge ved et følgeskriv som inneholder:

• Hvilket land dokumentet/dokumentene skal brukes i
• Adresse vi skal sende dokumentet/dokumentene i retur til
• Telefonnummer som vi kan nå deg på dersom vi har behov for å kontakte deg