Apostillestempel på dokumenter

Oppdatert 20.12.2023

Legalisering er en formalitet som kan være nødvendig for at et dokument skrevet av norske myndigheter skal få rettsvirkning i utlandet. Hos Statsforvalteren kan dokumentene dine få et apostillestempel, som er en forenklet legalisering.

Hva er legalisering og apostille?

Hvilke land skal du bruke dokumentet i?

Krav til dokumenter som skal apostillestemples

Eksempler på dokumenter vi IKKE kan gi apostillestempel

Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument

Hva er legalisering og apostille?

Når du får legalisert et dokument, betyr det at du får bekreftet underskriften til en offentlig ansatt, og at du også får bekreftet at underskriveren har stillingen som er angitt i dokumentet. Du får dessuten bekreftet at vedkommende i kraft av stillingen sin har rett til å underskrive et slikt dokument.

En legalisering er ikke en bekreftelse på at innholdet i dokumentet er riktig.

Statsforvalteren kan gi dokumentene dine et apostillestempel, som er en forenklet legalisering. Utenlandske dokumenter må legaliseres i det landet de er skrevet i. 

Hvilke land skal du bruke dokumentet i?

Statsforvalteren legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.

Det er bare dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet, som kan få apostillestempel. Mange dokumenter må først bekreftes hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjelder for eksempel dokumenter som er utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autorisasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer. 

En rekke dokumenter fra den offentlige forvaltningen kan få apostillestempel uten at du må gå via notarius publicus. Dette gjelder for eksempel dokumenter som har løvestempel og signatur fra skattekontor, politi, handelskamre osv. 

I Norge er det tingrettene som er notarius publicus.

Krav til dokumenter som skal apostillestemples

For at vi skal kunne apostillestemple et dokument, må dokumentet ha:

  • navn og tittel til vedkommende som har signert dokumentet, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver
  • signatur (helst med blå penn)
  • embetsstempelet (som regel løvestempel) til den offentlige instansen som har utstedt dokumentet

Statsforvalteren kan ikke hjelpe til med å oversette dokumenter, men noen offentlige instanser gir deg flerspråklige attester hvis du ber om det.

Det er Utenriksdepartementet som legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er parter i Haag-konvensjonen om apostille. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.

Eksempler på dokumenter vi IKKE kan gi apostillestempel

Det er ikke alle dokumenter som kan få et apostillestempel: 

  • ikke e-poster/digitale dokumenter
  • ikke kopi av dokumenter som mangler bekreftelse fra tingretten (notarius publicus)
  • ikke dokumenter uten løvestempel
  • ikke utenlandske dokumenter som pass og lignende
  • ikke dokumenter fra land som ikke har undertegnet Haag-konvensjonen om apostille

Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument

Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen. Du kan ikke bruke e-post, faks eller lignende. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser:

  • hvilke land dokumentene skal brukes i
  • adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
  • telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg

Denne tjenesten fra Statsforvalteren er gratis.

Vis mer

Hva er et apostillestempel?

Apostillesptempel er en offisiell bekreftelse på at et dokument er gyldig og autentisk. Apostillestempel brukes for å bekrefte at dokumenter som er utstedt i ett land, er gyldige og kan brukes i et annet land. Apostillestempel ble innført som en del av Haag-konvensjonen i 1961, og er anerkjent av mer enn 100 land over hele verden.

Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.

For å få et apostillestempel på et dokument, må du ta kontakt med en offentlig myndighet i det landet der dokumentet ble utstedt. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse som fås på tingretten. For å få apostillestempel på et dokument som er utstedt i utlandet, må du ta kontakt med Utenriksdepartementet.

I Norge er det Statsforvalteren som legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen.

Ved å apostillestemple et dokument bekrefter Statsforvalteren at:

  • Signaturen til den offentlige tjenestemann er ekte
  • Den offentlige ansatte har den stillingen som er oppgitt i dokumentet
  • Stempelet som er påført dokumentet er ekte

Det er noen begrensninger på hvilke dokumenter som kan få et apostillestempel.

Dokumenter som kan få apostillestempel er:

  • Dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet
  • Dokumenter som er utstedt av private yrkesutøvere, og er bekreftet med notarius publicus (Tingrett)
  • Dokumenter som har et offentlig stempel som løvestempel, signatur fra folkeregister eller politiet (rundt stempel)

Dokumenter som ikke kan få et apostillestempel inkluderer:

  • Elektroniske dokumenter/ e-post dokument
  • Kopi av dokumenter som ikke er bekreftet av tingrett
  • Dokumenter uten løvestempel
  • Utenlandske dokumenter som pass og lignende
  • De landene som ikke har inngått en avtale om apostillestempel

Slik går du frem for å få apostillestempel hos Statsforvalteren

Dokument kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen innenfor åpningstider. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser

  • Hvilke land dokumentene skal brukes i
  • Adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
  • Telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg

Åpningstider:

  • Mandag til og med fredag fra kl. 09:00-14:00
  • Arendal: Fløyveien 14, telefon: 37 01 75 00

Denne tjenesten fra Statsforvalteren er gratis. Det er ikke nødvendig å avtale tid for å få apostillestempel.

Statsforvalteren i Agder, Fløyveien 14, Arendal