Her kan du lese om:

• Krav om skriftlighet
  
  
• Begrunn vedtaket så alle forstår
• Brukeren skal forstå
• Klageinstansen skal forstå
• Klart språk skaper tillit
• Bruk aktivt språk
  
  
• Slik utformer du enkeltvedtak
• Konklusjonen først
• Bruk overskrifter
  
  
• Innholdet i begrunnelsen (§§ 25 og 27)
• 1) Faktiske forhold (faktum)
• 2) Rettslig grunnlag
• 3) Hovedhensynene i skjønnsutøvelsen
• Opplysninger om klage og innsyn
• Andre opplysninger
• Tips fra Statsforvalteren

Alle avgjørelsene du som saksbehandler treffer etter sosialtjenesteloven, og som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer, regnes som et enkeltvedtak. Dette er definert i forvaltningsloven § 2. b.

Hvilke avgjørelser som regnes som enkeltvedtak, eller del av enkeltvedtak, er nærmere spesifisert i rundskrivet under punkt 5.41.2.6 og 5.41.2.7. 

Krav om skriftlighet

Hovedregelen er at enkeltvedtaket skal være skriftlig. Muntlige vedtak kan være forvirrende og det kan fort oppstå tvil om hva som er blitt sagt.

Unntaket fra krav om skriftlighet er i tilfeller når det er praktisk umulig å gi et samtidig skriftlig vedtak.

For vedtak etter sosialtjenesteloven vil dette kunne være aktuelt i tilfeller hvor det er snakk om vedtak om hjelp i en nødsituasjon eller midlertidig bolig. Slike saker haster og saksbehandlingen må være rask selv om søknaden kom inn sent på fredag eller før helligdager. I slike tilfeller trenger ikke enkeltvedtaket være skriftlig hvis dette er praktisk umulig. NAV kan da treffe et muntlig vedtak der og da, men må så snart det lar seg gjøre, utforme det skriftlige vedtaket.

For eksempel: Muntlig vedtak om hjelp en nødsituasjon som treffes på fredags ettermiddag, bør skrives i løpet av mandag.

Hvis du avslår en søknad om økonomisk stønad muntlig og ikke følger opp skriftlig etterpå, er det brudd på god forvaltningsskikk.

Krav om skriftlighet i forvaltningsloven § 23.

Begrunn vedtaket så alle forstår

Et enkeltvedtak skal begrunnes og hovedregelen er at begrunnelsen skal gis samtidig med vedtaket.

Du må begrunne enkeltvedtakene så godt at brukeren og klageinstansen forstår vurderingen din, og at du som saksbehandler i etterkant skal kunne forklare utfallet av saken ut ifra det som står i begrunnelsen.

Begrunnelsen du gjør er blant annet med på å forhindre vilkårlighet og usaklig forskjellsbehandling. 

Hvis begrunnelsen er mangelfull, kan det bety at det er feil ved innholdet i vedtaket. Manglende eller mangelfull begrunnelse kan gjøre at klageinstansen, Statsforvalteren, opphever vedtaket.

Dersom du ikke klarer å skrive en god begrunnelse for resultatet du har kommet til, kan det være et signal på at vedtakets utfall ikke er riktig.

Forvaltningsloven § 24. Når enkeltvedtak skal grunngis.

Brukeren skal forstå

Alle brukere skal få en tydelig forklaring på hvorfor vedtaket ble som det ble. Vedtaket skal være tydelig, ryddig og skrevet med klart språk.

Et god begrunnet vedtak gjør det lettere for bruker å forsone seg med utfallet.

En god begrunnelse vil også gjør det lettere for bruker å vurdere om han eller hun skal klage på vedtaket og på hvilket grunnlag bruker skal klage.

Lange brev med komplisert språk kan være vanskelig å forstå for brukerne. I praksis gjør det at mange ikke får mulighet til å ivareta egne rettigheter i saker som angår dem. I tillegg kan en person som får et uforståelig brev, tro at avsenderen skjuler noe.

Tydelige vedtak kan derfor være med på å forhindre klager, ved at bruker forstår vedtaket og forsoner seg med utfallet.

Klageinstansen skal forstå

Om brukeren klager på vedtaket fra NAV, skal også klageinstansen forstå saksbehandlerens vurdering.

Hvis ikke blir det vanskelig for klageinstansen (for eksempel Statsforvalteren) å overprøve vedtaket. Det må komme tydelig fram hvilke bestemmelser som er vurdert, hvordan du har vurdert og vektlagt ulike hensyn.

Statsforvalteren må være sikker på at NAV har vurdert riktig, for kunne å slutte seg til NAV sine vedtak. Noen ganger kan resultatet være riktig, men det er en saksbehandlingsfeil hvis begrunnelse mangler eller vurderingene ikke kommer godt nok fram. Saksbehandlingsfeil kan gjøre at Statsforvalteren opphever vedtaket.

Du er med andre ord ikke i mål med vedtaket før du har begrunnet dine vurderinger.

Les om klagebehandling i del 3.

Klart språk skaper tillit

Språket i brevene skal være klart, korrekt og tilpasset brukerne. En tekst er skrevet med klarspråk hvis brukerne:

• finner det de trenger
• forstår det de finner
• kan bruke det de finner, til å gjøre det de skal

Språket er det viktigste verktøyet vi bruker på jobben. NAV skal gå foran og være et godt eksempel, også språklig.

Skrivefeil setter hele teksten i et dårlig lys og kan gi et dårlig inntrykk av NAV. Tungt språk kan skape avstand mellom NAV og bruker. Klarspråk bør derfor være et ideal for språkbruk i det offentlige.

Mer om klart språk i kommunesektoren på ks.no.

Bruk aktivt språk

Skriv gjerne i du-form. Skriv hvem som gjør hva (eller har gjort hva), hvis det ikke er noen grunn til å la det være. Da blir språket tydelig fordi du får fram hvem som handler/skal handle. Eksempel: 

Vedtaket kan påklages innen tre uker.

Hvem kan klage?

Forslag til omformulering: Du kan klage på vedtaket innen tre uker fra..

En god huskeregel er å unngå ved og -ing og -else, for å få et mer aktivt og lesbart språk. Eksempel: 

Det ble foretatt en vurdering av klagen.

Hvem har vurdert?

Forslag til omformulering: NAV har vurdert klagen.

Nettkurset «Den gylne pennen»

Den gylne pennen er et grunnkurs i klarspråk. Målgruppen er medarbeidere i offentlig forvaltning som skriver i jobben sin, og kurset er rettet mot både kommunal og statlig sektor. Les mer om kurset her.

Kilde: klarsprak.no

Slik utformer du enkeltvedtak

Konklusjonen først

Konklusjonen, vedtaket, er antakelig det viktigste for brukeren, så det bør komme tidlig i det skriftlige enkeltvedtaket. Det gjør ikke noe om du gjentar konklusjonen, altså vedtaket, til slutt.

For eksempel:

Bruk overskrifter

Lag en hovedoverskrift som forteller hva brevet handler om. Det viktigste for brukeren må komme først.

Ikke skriv:

«Orientering om saksbehandling» eller «Melding om vedtak»

Disse overskriftene er ‘tomme’ og inneholder ingen informasjon om utfallet, som er det viktigste for brukeren.

Skriv heller:

• Stønad til livsoppholdsutgifter er innvilget
• Avslag på søknad om stønad til livsoppholdsutgifter

Har bruker fått noe innvilget og avslag på noe annet i samme vedtak, kan overskriften for eksempel være slik:

• Svar på søknad om økonomisk stønad

Del brevet inn i avsnitt med mellomoverskrifter. Avsnitt gir både saksbehandler og bruker god oversikt over innholdet. 

Ideelt sett skal brukeren kunne danne seg et inntrykk av innholdet bare ved å skumme mellomoverskriftene. Forslag:

NAV har vedtatt dette

Vilkår for vedtaket (hvis det er aktuelt)

Sakens bakgrunn

Begrunnelse: Faktiske forhold (1)

Begrunnelse: Rettslig grunnlag og lovparagrafer (2)

Begrunnelse: NAV sin vurdering (3)

Beregning av økonomisk stønad

Du kan klage og få innsyn

Innholdet i begrunnelsen (§§ 25 og 27)

Når du begrunner vurderingene dine, er det tre elementer du må ha med:

1. faktiske forhold
2. rettslig grunnlag
3. hovedhensynene i skjønnsutøvelsen

1) Faktiske forhold (faktum)

Du må vise til de faktiske omstendighetene som har betydning for den konkrete saken.

Dersom saken gjelder økonomisk stønad, så vil det være naturlig å redegjøre for den økonomiske situasjonen til bruker.

Dersom søknaden imidlertid gjelder midlertidig bolig, vil det være naturlig å redegjøre for bosituasjonen til bruker. Her er det ikke aktuelt å redegjøre for den økonomiske situasjonen til bruker, med mindre det også er søkt om økonomisk stønad. 

2) Rettslig grunnlag

Du må vise til

• bestemmelsen i sosialtjenesteloven (eventuelt andre aktuelle lover)
• innholdet i bestemmelsen
• det som står i rundskrivet om den aktuelle utgiften

Det rettslige grunnlaget beskriver hvilke krav som må oppfylles for at rettigheten skal kunne innvilges.

3) Hovedhensynene i skjønnsutøvelsen

Til slutt må du begrunne den konkrete og individuelle vurderingen du har gjort. Hovedhensynene som har vært avgjørende i skjønnsutøvelsen må komme tydelig fram, altså de hensynene du har lagt vekt på i vurderingen.

Opplysninger om klage og innsyn

I vedtaksbrevet skal du opplyse om retten til å klage (§ 27, 3 ledd):

• klageadgang
• klagefrist
• klageinstans
• fremgangsmåte for å klage
• retten til innsyn i sakens dokumenter

Andre opplysninger

Du må i tillegg vurdere om du også skal informere om (§27, 4 ledd):

• Retten til å søke om fri rettshjelp
• Veiledningsplikten etter § 11
• Retten til å få tilkjent saksomkostninger

Tips fra Statsforvalteren

• Bruk klart språk
• Unngå lange vedtak dersom det er mulig.
• Unngå forskjellig skrifttype og skriftstørrelse.
• Dobbeltsjekk at begrunnelsen gir et godt svar på hvorfor utfallet er blitt som det er blitt.
• Les korrektur. Ikke stol på stavekontrollen. Be for eksempel en kollega som ikke kjenner saken å lese over. 

Husk at § 18 og § 19 er to selvstendige bestemmelser.

Begge bestemmelsene regulerer retten til økonomisk stønad, men har helt ulike krav til hva som må være oppfylt. Saksbehandler må derfor huske at disse to bestemmelsene må vurderes hver for seg.

Retten til naturalytelsen midlertidig bolig er regulert i § 27.

Bestemmelsen regulerer imidlertid ikke rett til økonomisk stønad til å dekke utgifter til midlertidig bolig. Dersom søknaden både gjelder rett til naturalytelsen midlertidig bolig og retten til økonomisk stønad til å dekke utgifter til midlertidig bolig, må saksbehandler vurderer både § 18 og § 27. Husk da at de to bestemmelsene skal vurderes hver for seg.

Til toppen av siden.

Tilbake til del 1: Veilede og kartlegge

Videre til del 3: Behandle klager på enkeltvedtak