Krisekommunikasjon: Kommunikasjonsberedskap

Kommunikasjonsplanen

Hver virksomhet har sin egenart og må derfor utarbeide egne planer for krisekommunikasjon. Likevel er det noen temaer som bør gå igjen i alle slike planer.

Som et minimum bør planen inneholde:

• mål og prinsipper for virksomhetens krisekommunikasjon
• ansvar, roller, funksjoner og oppgavefordeling for alle som skal jobbe med krisekommunikasjon
• ansvar og roller til viktige bidragsytere, eks. sentralbord og personalavdeling
• kommunikasjonsstabens organisering i forhold til resten av kriseorganisasjonen
• hvem som skal være talspersoner overfor mediene
• definerte målgrupper og kanaler for å nå disse
• hvilke andre virksomheter man bør samordne og koordinere med vedrørende kommunikasjonsprodukter
• teknisk utstyr, stabslokale og alternative møtesteder
• vaktplaner og turnus, samt hvem som har kompetanse og opplæring til eventuelt å kunne bistå kommunikasjonsstaben i deres oppgaver
• bakgrunnsinformasjon som kan forberedes i forkant (eksempelvis foto, kart, statistikk, grafikk)

En plan for krisekommunikasjon skal beskrive hvordan planen er forankret og koblet til virksomhetens øvrige kriseplanverk, samt ha en oversikt over roller og ansvar til viktige bidragsytere.

Alle planer bør dessuten ha en plan for hvordan og hvor ofte den skal revideres, samt hvem som er ansvarlig for dette. En gjennomgang av planen kan være alt fra en stor øvelse, skrivebordsøvelse – til en enkelt oppdatering av varslings-/kontaktlister.

Krisekommunikasjonsplanen må foreligge på papir og bør distribueres bredt internt. Dette for å sikre alle tilgang også ved bortfall av strøm/tele.

I Forskrift om kommunal beredskap § 4 står det følgende om beredskapsplaner og krisekommunikasjon:

Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde [...] plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte.

Kommunikasjonsoppgaver

Den viktigste jobben for kommunikasjonsstaben er å bruke kommunikasjon på en slik måte at den bidrar til arbeidsro for de som håndterer krisen og støtter opp under kriseledelsens arbeid.

Vi anbefaler å ha en sjekkliste som viser hvilke oppgaver som må løses i krisens første timer.

I arbeidet med krisekommunikasjonsplanen må hver enkelt virksomhet gjennomgå egne behov og vurdere hva som er relevante kommunikasjonsoppgaver for egen organisasjon i kriser. Som et minimum bør det planlegges for at følgende oppgaver skal håndteres ved kriser:

• Være representert i kriseledelsen og -staben.
• Utarbeide fortløpende kommunikasjonsstrategi for virksomhetens håndtering av kommunikasjon under krisen.
• Utarbeide kommunikasjonskart som viser den spesifikke krisens viktigste målgrupper og interessenter.
• Håndtere mediehenvendelser og innsynsbegjæringer.
• Avklare talsperson.
• Utarbeide talepunkter og gi råd til dem som skal uttale seg.
• Utføre medieovervåking og omverdenanalyser.
• Skrive innhold til websider, sosiale medier og pressemeldinger.
• Koordinere og sjekke fakta og budskap mot andre aktører.
• Publisere på interne kanaler, nett og sosiale medier.
• Loggføring
• Opprette kontakt og samarbeid med personalavdelingen i forbindelse med håndtering av pårørende og egne ansattes behov for informasjon.

De viktigste oppgavene må beskrives i krisekommunikasjonsplanen, gjerne også hvem som skal utføre oppgavene.

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har utarbeidet Veileder for krisekommunikasjon. Hele veilederen finner du på DSB.no. Veilederen er kun digital og er et levende dokument.