Apostillestempel på dokumenter

Hva er legalisering og apostille?

Hvilke land skal du bruke dokumentet i?

Krav til dokumenter som skal apostillestemples

Eksempler på dokumenter vi ikke kan gi apostillestempel

Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument

Hva er legalisering og apostille?

Når du får legalisert et dokument, betyr det at du får bekreftet underskriften til en offentlig ansatt, og at du også får bekreftet at underskriveren har stillingen som er angitt i dokumentet. Du får dessuten bekreftet at vedkommende i kraft av stillingen sin har rett til å underskrive et slikt dokument.

En legalisering er ikke en bekreftelse på at innholdet i dokumentet er riktig.

Statsforvalteren kan gi dokumentene dine et apostillestempel, som er en forenklet legalisering. Utenlandske dokumenter må legaliseres i det landet de er skrevet i. 

Hvilke land skal du bruke dokumentet i?

Statsforvalteren legaliserer dokumenter som skal brukes i de landene som har tiltrådt apostillekonvensjonen. Dette er listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om apostille.

Det er bare dokumenter i original, eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet, som kan få apostillestempel. Mange dokumenter må først bekreftes hos notarius publicus før du kan få apostillestempel på dokumentet. Dette gjelder for eksempel dokumenter som er utferdiget eller bekreftet av statsautoriserte translatører. Det samme gjelder dokumenter utstedt av andre private yrkesutøvere med autorisasjon fra det offentlige, for eksempel advokater, helsepersonell og revisorer. 

En rekke dokumenter fra den offentlige forvaltningen kan få apostillestempel uten at du må gå via notarius publicus. Dette gjelder for eksempel dokumenter som har løvestempel og signatur fra skattekontor, politi, handelskamre osv. 

I Norge er det tingrettene som er notarius publicus.

Krav til dokumenter som skal apostillestemples

For at vi skal kunne apostillestemple et dokument, må dokumentet ha:

• navn og tittel til vedkommende som har signert dokumentet, enten med trykte bokstaver eller blokkbokstaver
• signatur (helst med blå penn)
• embetsstempelet (som regel løvestempel) til den offentlige instansen som har utstedt dokumentet

Statsforvalteren kan ikke hjelpe til med å oversette dokumenter, men noen offentlige instanser gir deg flerspråklige attester hvis du ber om det.

Det er Utenriksdepartementet som legaliserer dokumenter for bruk i alle land som ikke er parter i Haag-konvensjonen om apostille. Dokumenter som skal brukes i Norden, trenger ikke apostillestempel. Her holder det med en notarialbekreftelse.

Eksempler på dokumenter vi ikke kan gi apostillestempel

Det er ikke alle dokumenter som kan få et apostillestempel: 

• ikke e-poster/digitale dokumenter
• ikke kopi av dokumenter som mangler bekreftelse fra tingretten (notarius publicus)
• ikke dokumenter uten løvestempel
• ikke utenlandske dokumenter som pass og lignende
• ikke dokumenter fra land som ikke har undertegnet Haag-konvensjonen om apostille

Slik går du frem for å få apostillestempel på et dokument

Dokument som trenger apostille, kan enten sendes til Statsforvalteren per post eller leveres i resepsjonen. Du kan ikke bruke e-post, faks eller lignende. Hvis du postlegger dokumentene, ber vi om at du i et følgeskriv opplyser:

• hvilke land dokumentene skal brukes i
• adressen vi skal bruke når vi sender dokumentet tilbake til deg
• telefonnummer vi kan nå deg på dersom vi trenger å kontakte deg

Denne tjenesten fra Statsforvalteren er gratis.

Du kan få apostille på dokumenter på flere måter

Pr post til postadresse: Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, Postboks 2076, 3103 Tønsberg

Da må du legge ved et følgeskriv, der du opplyser om:

•  - hvilket land dokumentene skal brukes i
•  - returadresse
•  - telefonnummer vi kan nå deg på, dersom vi trenger å kontakte deg

Du kan komme innom vårt hovedkontor i Grev Wedelsgt 1 i Tønsberg i åpningstiden, så hjelper vi deg. I Tønsberg trenger du ikke forhåndsavtale.

I Skien må du gjøre en forhåndsavtale med Mona Helen Stavang,
Tlf 35 58 61 42, e-post: fmtemhs@statsforvalteren.no

For spørsmål vedrørende apostille:
Send e-post til: sfvtservice@statsforvalteren.no

Notarius publicus = å notarialbekrefte. På engelsk Notary Public. (vanligvis tingretten)