Sjekklister for oversendelse av klagesaker etter plan- og bygningsloven

Mangelfulle oversendelser fører til betydelig merarbeid for Statsforvalteren, og bidrar til forsinkelser i klagesaksbehandlingen.

For å effektivisere saksbehandlingen har Statsforvalteren utarbeidet sjekklister for henholdsvis plan- og byggesaker. Kommunene bes ta i bruk disse.

I utfylt tilstand vil sjekklistene være et hjelpemiddel som sikrer at kommunene legger ved alle relevante saksdokumenter, samtidig som det gir kommunene oversikt over egen behandling av saken.

Vi ber om at kopi av alle underliggende saksdokumenter og planer oversendes, og at kommunen ikke bare lenker til kommunens nettside.

Bakgrunnen for dette er både av hensyn til effektivisering og tidsbruk, men også av hensyn til arkivering. Det er av og til aktuelt å gjenåpne saker, hvor slike lenker ikke vil fungere.

Utgangspunktet er at samtlige av sakens dokumenter skal sendes inn. Det bør unngås at samme dokumenter legges ved mer enn én gang da dette gjør saken mindre oversiktlig.

Vi ber også kommunene påse at sakene fremstår oversiktlig og ryddig ved oversendelse.

Sjekklisten bør legges ved oversendelsen, etterfulgt av nummerert og kronologisk datert dokumentliste. Enkelte kommuner gjør allerede dette i dag, og vi erfarer at dette gir en mer effektiv klagesaksbehandling.